Vom Call for Papers zum ausgewogenen Veranstaltungsprogramm

Bevor der Call for Papers startet, konfiguriert der Eventmanager die Rahmenbedingungen. Dazu gehören die thematischen Schwerpunkte, die sogenannten Streams, und die verfügbaren Vortragsformate. Außerdem lässt sich festlegen, wie viele Slots ein Stream bekommt, wie viele Co-Referenten bei einem Vortrag zulässig sind und ob Referenten und Co-Referenten kostenfreien Zutritt zur Veranstaltung erhalten.

Parallel wird das Programmkomitee zusammengestellt. Streamleiter übernehmen die Verantwortung für einzelne Schwerpunkte, Bewerter ordnen sich den Streams zu. Rollen können sich dabei auch überschneiden: Ein Streamleiter kann beispielsweise gleichzeitig selbst Vorträge bewerten.

Dann kann der Call for Papers raus – per Mail, Website, Social Media und über alle anderen Kanäle, auf denen potenzielle Referenten erreichbar sind.

Zum Start des CfP schaltet der Eventmanager im Portal das Formular für die Vortragseinreichung frei.

Wer schon bei einer früheren Veranstaltung dabei war, hat in der Regel bereits ein Profil und aktualisiert bei Bedarf seine Daten. Neue Referenten legen eines an. Das gilt auch für Co-Referenten, die einer Einreichung hinzugefügt werden. Die personenbezogenen Daten werden damit zentral im jeweiligen Profil im Self-Service gepflegt und müssen nicht für jeden CfP neu erhoben und an verschiedenen Stellen vorgehalten werden.

Im CfP selbst geht es dann um den Vortrag: Thema, Schwerpunkt, Format und weitere Angaben, die für die jeweilige Veranstaltung abgefragt werden. Eine Einreichung muss dabei nicht in einem Schritt fertig werden. Referenten können einen Entwurf speichern, später weiterarbeiten, sich mit ihren Co-Referenten abstimmen und erst dann abschicken.

Auch nach dem CfP verschwinden die Vorträge nicht im digitalen Nirwana. Sie bleiben im Profil hinterlegt und können dort später wieder aufgerufen werden. Ob Referenten ihre Einreichungen nach Ende der CfP-Frist noch bearbeiten dürfen, lässt sich konfigurieren.

Die Geschäftsstelle muss währenddessen keine Formulare per Mail einsammeln und keine Referentenlisten mit Vortragslisten zusammenführen. Die Daten landen dort, wo sie später gebraucht werden.

Nach der Einreichung geht es an die Bewertung. Bewerter sehen die Vorträge der Streams, denen sie zugeordnet sind, vergeben eine Schulnote und können ihre Einschätzung kommentieren. Wer sich bei einem Thema keine fundierte Bewertung zutraut, kann sich enthalten. Und fällt eine Einreichung aus dem vorgegebenen Rahmen, lässt sie sich direkt zur Prüfung melden.

Auf Wunsch geschieht die Bewertung anonymisiert. Name und Unternehmen des Referenten werden dann ausgeblendet. Ein bekannter Name bekommt also keinen eingebauten Heimvorteil – zumindest nicht in dieser Runde.

Gerade hier zählt Geschwindigkeit. Wer ehrenamtlich Dutzende oder sogar hundert Vorträge bewerten soll, braucht keine Oberfläche mit sieben Untermenüs. Vortrag öffnen, lesen, Note und Kommentar abgeben, nächster Vortrag.

Die Streamleiter sehen parallel, wie ihr Schwerpunkt vorankommt: Wie viele Vorträge wurden eingereicht? Wie viele Bewertungen sind abgegeben? Was ist noch offen?

Damit können sie schon während der Phase nachsteuern. Fehlen Bewertungen, erinnern sie die zuständigen Personen. Hat ein angefragter Referent seine angekündigte Einreichung noch nicht abgeschickt, kann auch dort nachgehakt werden.

Wenn alle Bewertungen vorliegen, wird zum ersten Mal ausgesiebt. Die eigentliche Vortragsauswahl beginnt. Die Streamleiter sichten die Ergebnisse ihres Schwerpunkts und bilden zwei Gruppen: Vorträge, die aus ihrer Sicht auf jeden Fall ins Programm gehören, und solche, die ebenfalls gern dabei sein dürfen.

Die Noten und Kommentare sind dafür die wichtigste Grundlage. Gleichzeitig kommen jetzt Informationen ins Spiel, die bei der anonymisierten Einzelbewertung bewusst keine Rolle gespielt haben.

Wie viele Vorträge stammen von derselben Person? Wie stark ist ein einzelnes Unternehmen vertreten? Wie verteilen sich die Einreichungen auf die Schwerpunkte? Wie hoch ist der Frauenanteil? Gibt es Nachwuchsreferenten, denen man bewusst eine Bühne geben möchte?

Solche Statistiken liefern keine fertige Antwort. Sie verhindern aber, dass man erst beim veröffentlichten Programm feststellt, dass drei Referenten gefühlt die halbe Veranstaltung bestreiten. Am Ende hat jeder Stream eine priorisierte Auswahl für die gemeinsame Programmsitzung.

Während die Streams ihre Auswahl treffen, wird das Veranstaltungsraster vorbereitet: Tage, Uhrzeiten, Räume, Raumkapazitäten und mögliche Vortragslängen. Dann kommen die Streamleiter zur Programmsitzung zusammen. Ihre Vorauswahlen treffen jetzt auf eine ziemlich endliche Ressource: das tatsächliche Programm.

Die priorisierten Vorträge werden in die verfügbaren Slots gesetzt. Dabei spielt neben der inhaltlichen Qualität auch die erwartete Nachfrage eine Rolle. Zugkräftige Themen und Referenten können größere Räume oder attraktivere Zeiten bekommen. Speziellere Themen landen gegebenenfalls in kleineren Räumen oder Randzeiten.

Und wieder lohnt der Blick auf das Gesamtbild. Sind die Schwerpunkte sinnvoll verteilt? Taucht ein Unternehmen auffällig häufig auf? Gibt es Referenten mit mehreren Slots? Wie sieht die Geschlechterverteilung aus? Passen die angegebenen Verfügbarkeiten zum geplanten Slot?

Die Statistiken begleiten damit mehrere Filterstufen. Erst helfen sie bei der Auswahl innerhalb eines Streams, später bei der Abstimmung über alle Streams hinweg.

Denn ein Vortrag kann für sich hervorragend sein und trotzdem nicht ins fertige Programm passen. Und 100 hervorragend bewertete Einzelvorträge ergeben nicht automatisch ein ausgewogenes Veranstaltungsprogramm.

Bei der Programmsitzung wird deshalb auch schon an den Fall gedacht, der garantiert irgendwann kommt: Ein eingeplanter Vortrag fällt aus.

Besonders interessant sind dafür Referenten, die mehrere geeignete Vorträge eingereicht haben. Wird einer davon eingeplant, kann ein weiterer auf der Warteliste bleiben. Fällt später ein Programmpunkt aus, gibt es bereits eine geprüfte Alternative – und im besten Fall sogar einen Referenten, der ohnehin vor Ort ist.

Das ist angenehmer, als zwei Tage vor der Veranstaltung hektisch das Programmkomitee durchzutelefonieren.

Ist das Raster fertig und freigegeben, kann das Programm veröffentlicht werden. Auch die anschließende Kommunikation muss niemand einzeln abarbeiten: Der Eventmanager erzeugt und versendet die Zu- und Absagen sowie Wartelisten-Benachrichtigungen automatisch auf Basis des fertigen Programms. Falls vorgesehen, erhalten angenommene Referenten dabei auch direkt ihre kostenfreien Veranstaltungstickets.

Wer mehrere Vorträge eingereicht hat, bekommt nicht für jeden davon eine einzelne Mail. Die Ergebnisse werden pro Referent zusammengefasst: Vortrag A ist angenommen, Vortrag B steht auf der Warteliste, Vortrag C ist diesmal nicht dabei.

Mit einer Zusage kann außerdem direkt passendes Werbematerial für Website, LinkedIn und andere digitale Kanäle bereitgestellt werden. Die Referenten können ihre Teilnahme kommunizieren, die Veranstaltung bekommt zusätzliche Reichweite – und die nächste Phase beginnt.

Und das ist auch gut so. Über die fachliche Qualität entscheiden die Bewerter. Die Streamleiter priorisieren ihren Schwerpunkt. In der Programmsitzung setzen sie daraus gemeinsam das Gesamtprogramm zusammen und beziehen dabei auch Kriterien ein, die über die Qualität eines einzelnen Vortrags hinausgehen.

Die Aufgabe der Geschäftsstelle verschwindet dadurch natürlich nicht. Sie koordiniert weiterhin die Veranstaltung, begleitet die Entstehung des Programms und kümmert sich nebenbei um Räume, Catering, Rahmenprogramm, Kommunikation und die vielen anderen Dinge, die eine Veranstaltung erstaunlicherweise auch noch braucht.

Nur muss sie nicht zusätzlich Einreichungen aus Postfächern zusammensuchen, Bewertungslisten hinterhertelefonieren und Zu- und Absagen einzeln verschicken.

Bei 100 Slots kann man all das natürlich trotzdem mit Tabellen, E-Mails und viel Abstimmung organisieren. Oder man nutzt die Zeit für das Programm. Vielleicht sogar für eine zusätzliche Veranstaltung.

Mit dem fertigen Konferenzprogramm ist die Arbeit noch nicht getan. Bis zur Veranstaltung folgen weitere Prozesse – vom Ticketing und der Kommunikation bis zur Zutrittskontrolle. Unsere Lösungen für Event & Conferencing verbinden sie mit Call for Papers und Programmplanung zu einer durchgängigen digitalen Softwareplattform. Event & Conferencing entdecken