Digitale Konferenz-Agenda für große Eventprogramme und Self-Service-Planung
Die DOAG organisiert große Fachkonferenzen mit umfangreichen Programmen und vielen parallelen Sessions. escape entwickelte eine zentrale digitale Agenda, die Teilnehmenden eine klare Orientierung bietet, die Planung ihres Konferenztags vereinfacht und langfristig stabil betrieben werden kann.
Projektstand
2022 (Initiales MVP mit anschließender Weiterentwicklung in zwei Ausbaustufen)
Kundin
Thema
Digitale Vortrags- und Programmübersicht für Konferenzen
Branche
Verbände & Organisationen, Konferenzen & Fachveranstaltungen
Leistungen
Anforderungsanalyse & Konzeption, Projektmanagement, UX-/UI-Design, technische Umsetzung, Qualitätssicherung, Betrieb
Dauer MVP
~ 2,5 Monate
Personentage MVP
~ 20 PT
Digital Experience
Digitale Agenda für DOAG-Fachkonferenzen: escape entwickelt eine UX-starke, skalierbare Programmübersicht, die gedruckte Konferenzprogramme ersetzt.
Teilnehmende einer DOAG-Fachkonferenz nutzen ein gedrucktes Programm, um sich bei vielen parallelen Vorträgen einen Überblick über Zeiten, Räume und Themen zu verschaffen.
Ausgangssituation: Konferenzprogramme mit hunderten Agendapunkten
Die DOAG organisiert Fachkonferenzen mit umfangreichen Programmen und teils über 400 Agenda-Punkten. Die bestehende digitale Lösung bildete diese Programme zwar ab, bot jedoch nur eingeschränkte Usability und Stabilität.
Viele Teilnehmende griffen deshalb weiterhin auf das gedruckte Programm zurück, da es den zuverlässigsten Überblick über Zeiten, Räume und parallele Themen bot. Parallel existierte ein community-getriebenes Tool mit guten Ansätzen, das jedoch stark von freiwilliger Pflege abhängig war und keinen stabilen Betrieb gewährleisten konnte.
Die DOAG benötigte daher eine integrierte digitale Agenda, die den Überblick eines Printprogramms erreicht oder übertrifft und langfristig zuverlässig betrieben werden kann.
Konzeption und Planung einer digitalen Agenda für komplexe Konferenzprogramme im Self-Service.
Lösungsansatz: Eine zentrale, benutzerfreundliche digitale Agenda
escape entwickelte eine zentrale digitale Agenda, die umfangreiche Konferenzprogramme strukturiert und übersichtlich darstellt. Ziel war es, das gedruckte Programm vollständig zu ersetzen und eine stabile, integrierte Lösung für große Konferenzprogramme zu schaffen.
Die Agenda wurde konsequent als Self-Service-Anwendung konzipiert. Teilnehmende können sich schnell bei parallelen Vorträgen orientieren, relevante Inhalte finden und ihren persönlichen Konferenztag eigenständig planen.
Umsetzung: Webbasierte Agenda übersichtlich navigierbar
escape setzte eine webbasierte Agenda um, die umfangreiche Konferenzprogramme übersichtlich darstellt und eine schnelle Orientierung über Zeit, Raum und Themen ermöglicht. Die Lösung wurde iterativ entwickelt und über mehrere Veranstaltungen hinweg weiter ausgebaut.
Parallel entstand eine UX-Struktur, die auch bei vielen parallelen Vorträgen eine klare Navigation ermöglicht und relevante Informationen schnell zugänglich macht.
Teilnehmende nutzen die digitale Agenda auf dem Smartphone, um sich vor Ort schnell über Vorträge, Räume und Zeiten zu orientieren.
Erfolgsfaktoren: Iterative Entwicklung entlang realer Konferenzabläufe
Die Entwicklung der digitalen Agenda orientierte sich eng an den realen Abläufen der DOAG-Konferenzen.
escape übernahm bewährte Konzepte aus der bestehenden Community-Lösung und überführte sie in eine integrierte Plattformarchitektur. Die Umsetzung erfolgte iterativ entlang realer Veranstaltungen. Feedback aus dem Live-Betrieb floss kontinuierlich in die Weiterentwicklung ein.
Gleichzeitig wurde die Agenda vollständig in die bestehende Systemlandschaft der DOAG integriert und damit unabhängig von manueller oder freiwilliger Pflege stabil betreibbar gemacht.
Business Impact: Self-Service-Konferenzagenda mit hoher Akzeptanz
Hohe Akzeptanz bei Teilnehmenden, Organisation und Community
Die digitale Agenda wurde von den Teilnehmenden schnell angenommen, da sie eine klare Struktur, eine verständliche Darstellung und einen unmittelbaren Nutzen für die persönliche Konferenzplanung bietet.
Zuverlässige digitale Agenda ersetzt unsichere Einzellösungen
Die neue Agenda bietet eine stabile und dauerhaft betreibbare Lösung für die Darstellung des Konferenzprogramms. Abhängigkeiten von manueller Pflege oder einzelnen Tools entfallen, während Teilnehmende und Organisation jederzeit auf aktuelle Programminformationen zugreifen können.
Schnelle Orientierung bei komplexen Konferenzprogrammen
Die digitale Agenda ist sowohl für die Planung im Vorfeld am Desktop als auch für die Nutzung vor Ort auf mobilen Endgeräten optimiert und bietet in beiden Nutzungssituationen eine konsistente User Experience.
Selbstständige Planung und Evaluierung des Konferenzbesuchs
Interessierte und Teilnehmende können ihr individuelles Konferenzprogramm eigenständig zusammenstellen und flexibel anpassen. Die Agenda unterstützt sowohl die Planung im Vorfeld als auch die Orientierung während der Veranstaltung. Exklusive Slots und besondere Programmpunkte lassen sich direkt buchen und in die persönliche Planung integrieren – ohne organisatorische Unterstützung.
Self-Service für Referierende reduziert organisatorische Aufwände
Referierende pflegen ihre Profilinformationen eigenständig in der Agenda. Änderungen stehen sofort im Programm zur Verfügung, wodurch Abstimmungen, manuelle Pflege und administrative Nacharbeit deutlich reduziert werden.
Live-Informationen erhöhen Orientierung und Teilnehmerzufriedenheit
Informationen zu ausgelasteten Sessions oder Raumkapazitäten werden unmittelbar in der Agenda sichtbar. Teilnehmende können ihre Planung spontan anpassen und alternative Programmpunkte wählen. Das reduziert unnötige Wege auf großen Veranstaltungsflächen und verbessert sowohl Logistik als auch Veranstaltungserlebnis.
Grundlage für weitere digitale Event-Services und Systemintegration
Strukturierte Agenda-, Vortrags- und Referentendaten können in weitere Systeme integriert werden – etwa Event-Apps, digitale Wegeleitsysteme oder Informationsdisplays. Damit entsteht eine flexible Grundlage für zusätzliche Event-Services.
Agenda als Plattform für Live- und On-Demand-Konferenzinhalte
Die Agenda dient nicht nur der Orientierung während der Konferenz, sondern auch als zentrale Plattform für Vortragsunterlagen und Aufzeichnungen. Inhalte bleiben über die Agenda auch nach der Veranstaltung verfügbar und können über On-Demand-Tickets weiter genutzt werden. Dadurch verlängert sich die Nutzungsdauer der Konferenzinhalte und es entstehen zusätzliche Umsatzpotenziale.
Ausblick: Plattform für zukünftige Konferenz-Services
Die digitale Agenda entwickelt sich zunehmend zu einer zentralen Plattform für Konferenzorganisation und Teilnehmerinteraktion. Neben der Programmplanung eröffnet sie weitere Möglichkeiten, um Mehrwerte für Teilnehmende, Referierende und Veranstalter zu schaffen.
Perspektivisch lassen sich zusätzliche Funktionen integrieren, etwa Feedback- und Votingmechanismen für Vorträge, Reservierungen für stark nachgefragte Sessions oder automatisierte Teilnahmebestätigungen auf Basis besuchter Programmpunkte. Damit kann die Agenda künftig noch stärker zum digitalen Begleiter für Planung, Teilnahme und Nachbereitung von Konferenzen werden.
Vorträge der DOAG-Konferenz werden aufgezeichnet und inklusive Unterlagen über die digitale Agenda bereitgestellt.
Erstes Beratungsgespräch
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Christian Allihn
Geschäftsführer
