Call-for-Paper & Vortragsmanagement für große Konferenzen: Einreichung, Bewertung & Programmplanung
Für ihre großen Konferenzen verarbeitet die DOAG jährlich zahlreiche Vortragseinreichungen. escape entwickelte ein webbasiertes Vortragsmanagement innerhalb der bestehenden Eventplattform. Einreichung, Bewertung und Programmplanung laufen nun in einem durchgängigen System – strukturiert, transparent und skalierbar.
Projektstand
2023
Kundin
Thema
Digitale Einreichung, Bewertung und Verwaltung von Vorträgen & Referierenden für Fachkonferenzen der DOAG
Branche
Verbände & Organisationen, Konferenzen & Fachveranstaltungen
Leistungen
Beratung, Konzeption, Projektmanagement, Technische Umsetzung, Qualitätssicherung, Betrieb
Dauer
~ 3 Monate
Personentage
35 PT
Technologien
PHP, JavaScript, HTML, CSS, cellms
Digital Experience
Ausgangssituation: CfP-Prozess mit Medienbrüchen und parallelen Community-Lösungen
Die DOAG organisiert jährlich große Fachkonferenzen. Ein zentraler Bestandteil dieser Veranstaltungen ist der Call-for-Papers (CfP): Referierende reichen Vorträge ein, Programmkomitees bewerten die Beiträge und stellen daraus das Konferenzprogramm zusammen.
Die bisher eingesetzte Lösung für das CfP- und Vortragsmanagement war technisch überholt und nur eingeschränkt stabil. Teile der Community entwickelten daher eigene parallele Werkzeuge. Dadurch entstanden Medienbrüche, fehlende Transparenz im Auswahlprozess und zusätzlicher organisatorischer Aufwand.
Ziel war eine zentrale Plattform, die Einreichung, Bewertung und Programmplanung strukturiert zusammenführt und zuverlässig betrieben werden kann.
Große Fachkonferenzen wie die JavaLand mit vielen parallelen Vorträgen stellen hohe Anforderungen an Einreichungs- und Bewertungsprozesse.
Im Lösungsansatz stand die Entwicklung eines integrierten, skalierbaren Self-Service-Systems für den Call-for-Paper-Prozess und Vortragsmanagement im Fokus.
Lösungsansatz: Call-for-Papers und Vortragsmanagement integriert
escape entwickelte ein integriertes Call-for-Papers- und Vortragsmanagement innerhalb der bestehenden Event- und Community-Plattform der DOAG.
Ziel war eine klare Prozessstruktur: Referierende reichen ihre Vorträge über ein Self-Service-Portal ein, Programmkomitees bewerten die Beiträge direkt im System. Die Plattform führt Einreichung, Bewertung und Programmplanung in einer gemeinsamen Datenbasis zusammen.
Die Vortragsinformationen stehen dadurch unmittelbar für die weitere Eventplanung zur Verfügung und lassen sich ohne Medienbruch in die Agenda-Struktur der Veranstaltungen überführen.
Umsetzung: Modul für Einreichung, Bewertung & Programmplanung
escape entwickelte ein webbasiertes Modul für das Call-for-Papers- und Vortragsmanagement und integrierte es vollständig in die bestehende Event- und Community-Plattform der DOAG. Einreichung, Bewertung und Programmplanung greifen damit in einer gemeinsamen Systemstruktur ineinander.
Konzeption und Entwicklung eines Call-for-Paper-Moduls
Integration in die bestehende Eventplattform
Strukturierte Formulare für Vortragseinreichungen
Bewertungsworkflow für Programmkomitees
Statistiken und Auswertungen zur Überwachung von Einreichungs- und Bewertungsprozessen
Überführung der ausgewählten Vorträge in die Agenda-Struktur der Veranstaltungen
Die technische Umsetzung bildet die Grundlage für stabile, integrierte Self-Service-Prozesse im Call-for-Paper-Workflow.
Erfolgsfaktoren: Prozessstruktur & Abstimmung mit der Community
Die enge Abstimmung zwischen DOAG und escape sowie eine klare Prozessstruktur ermöglichten eine stabile und praxistaugliche Umsetzung.
Durch die Integration in die bestehende Plattform konnten vorhandene Datenstrukturen genutzt und organisatorische Abläufe konsistent abgebildet werden. Einreichung, Bewertung und Programmplanung greifen damit nahtlos ineinander.
Die Bewertung eingereichter Vorträge erfolgt eigenständig durch Community-Mitglieder über ein webbasiertes Self-Service-Portal.
Business Impact: Call-for-Papers bis strukturierter Programmauswahl
Weniger organisatorischer Abstimmungsaufwand
Einreichung, Bewertung und Programmplanung laufen in einem gemeinsamen System. Informationen stehen zentral zur Verfügung und müssen nicht mehr zwischen verschiedenen Tools übertragen oder manuell zusammengeführt werden. Das reduziert den Koordinationsaufwand für das Eventteam deutlich.
Strukturierter Auswahlprozess für Konferenzprogramme
Die Einreichung und Bewertung von Vorträgen erfolgt vollständig digital im Self-Service und wird zentral gesteuert. Programmkomitees können Beiträge strukturiert vergleichen, priorisieren und freigeben. Der Auswahlprozess wird dadurch transparenter und nachvollziehbarer.
Hohe Akzeptanz in ehrenamtlichen Strukturen
Die Plattform ist so gestaltet, dass Referierende und Mitglieder der Programmkomitees ihre Aufgaben intuitiv und ohne technischen Aufwand erledigen können. Gerade in ehrenamtlich geprägten Strukturen erleichtert die einfache Bedienung die Mitarbeit im Auswahlprozess und unterstützt eine breite Beteiligung der Community.
Skalierbare Verwaltung vieler Vortragseinreichungen
Einreichung, Bewertung und Verwaltung erfolgen weitgehend autonom im Portal, ohne manuelle Eingriffe oder ad-hoc-Unterstützung durch IT oder Organisationsteam. Das ermöglicht einen stabilen, planbaren Betrieb über mehrere Veranstaltungen hinweg.
Durchgängige Datenbasis für die Eventplanung
Die ausgewählten Vorträge werden direkt in die Agenda-Struktur der Veranstaltungen übernommen. Dadurch stehen Programminformationen zentral in der Eventplattform zur Verfügung und können für weitere Eventprozesse genutzt werden.
Ein strukturierter Call-for-Paper- und Bewertungsprozess sorgt für ein ausgewogenes und hochwertiges Konferenzprogramm.
Ausblick: Skalierbare Plattform für Konferenzen
Mit dem integrierten Call-for-Paper- und Vortragsmanagement verfügt die DOAG über eine stabile Grundlage für die Planung ihrer Konferenzprogramme. Einreichung, Bewertung und Programmauswahl erfolgen nun zentral und strukturiert innerhalb der Plattform.
Darüber hinaus eröffnen sich weitere Möglichkeiten, Auswertungen und Entscheidungsgrundlagen rund um Konferenzinhalte auszubauen. Eine stärker datenbasierte Betrachtung von Einreichungen, Bewertungen und Themeninteressen ermöglicht es, Angebote gezielter auf die Community auszurichten.
Gleichzeitig lässt sich die Überführung der ausgewählten Vorträge in das Agendaraster weiter vereinfachen, sodass der Lebenszyklus von Konferenzinhalten effizient und skalierbar gesteuert werden kann.
Erstes Beratungsgespräch
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Skalierbare Plattformlösungen für Event- & Community-Management.
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Christian Allihn
Geschäftsführer
