Vortragsakquise ohne Kaltstart: Der Referentenpool für Verbände

Aus Sicht der Verbandsführung geht es darum, Vorträge mehrfach zu nutzen, und um Wirkung, Reichweite und Erlöse.

Events sind eine Kernaktivität: Dann bitte mit Klasse und Masse

Für viele Verbände sind Veranstaltungen eine Hauptaktivität und oft auch eine wichtige Einnahmequelle. Und selbst wenn sie nichts einbringen, sind sie Gold wert: Sie binden Mitglieder und machen das Netzwerk sichtbar. Wenn die Vorträge, die dort zünden, genau einen Auftritt bekommen? Verschenkt.

Warum überhaupt Vorträge wiederholen?

Weil Interesse allein noch keinen Termin freischaufelt. Viele scheitern am Haupttermin an ganz banalen Hürden: Der Termin passt nicht, die Anreise ist zu weit, das Reisebudget ist längst verplant, der Go von oben fehlt, das Thema lief parallel zu einer anderen Session oder war für den Einstieg zu fachtief. Oft fehlt nur das passende Angebot. Ein weiterer Auftritt in anderer Region, Form oder Zeit holt diese Leute ab.

Das strategische Ziel hat zwei Seiten:

• Quantität: mehr Veranstaltungen und Formate, ohne dass die Akquise jedes Mal bei null startet

• Qualität: bessere Programme, weil Veranstaltungsteams sich auf ein Bewertungssystem und Informationen stützen können, um das Programm zu besetzen

Eins von beiden reicht nicht: Masse ohne Klasse verwässert die Marke, Klasse ohne Reichweite verpufft. Ein Referentenpool hilft, beides zusammenzubringen.

Auch gute Vorträge werden abgelehnt

Auf großen Fachkonferenzen gibt es oft mehr gute Einreichungen als freie Slots. Eine starke Bewertung ist noch keine Eintrittskarte, denn das Gesamtprogramm muss stimmen: Themen sollen sich ergänzen, und wenn drei Vorträge fast dasselbe erzählen, reicht einer.

Was passiert mit den guten Vorträgen, die es nicht ins Programm geschafft haben? Für eine weitere Fachkonferenz, einen Frühschoppen, ein Meetup oder ein Webinar könnten sie passen. Ein Referentenpool nimmt solche Einreichungen auf, sofern sie fachlich geeignet sind und die Referierenden einer weiteren Nutzung zugestimmt haben. So geht das Potenzial aus dem Auswahlprozess nicht verloren.

Vorträge gehen auf Tour

Gute Bands spielen nicht nur ein Festival, sie gehen auf Tour. Ein guter Vortrag auch. Wie man Fachwissen buchstäblich auf Tour schickt, zeigt ein großer Anwenderverband mit seinem Eventbus: Er fährt Gruppen und Meetups in ganz Deutschland an. An jedem Stopp gibt es einen Fachvortrag, dazu Pizza, Getränke und Zeit für den Austausch.

Nicht jeder Verband braucht einen Bus, aber das Prinzip funktioniert auch eine Nummer kleiner. Mögliche Tourstopps gibt es genug. Der Pool macht es einfacher:

• Region: bewährte Vorträge näher an den Mitgliedern

• Format: Webinar, Kurzformat, Aufzeichnung

• Zeit: Nachholtermin für alle, die beim ersten Mal nicht konnten

• Fokus: Themenreihen, die einen Schwerpunkt vertiefen

• Zielgruppe: neu gebündelt für Einsteigende, Nachwuchs oder Fachgruppen. Hier braucht es leichte Anpassungen, und gute Referierende liefern die gern.

Eine wichtige Grenze gibt es: Dieselben Gesichter ewig zu buchen ermüdet. Der Pool braucht Zuwachs und Rotation.

Mehr Veranstaltungen, ohne sich selbst Konkurrenz zu machen

Mehr Veranstaltungen klingen nach mehr Erfolg. Sind sie aber nur, wenn sie sich nicht gegenseitig das Publikum wegnehmen. Wie ein Verband das verhindert, hängt von seinem Veranstaltungsportfolio ab. Neben den Vorträgen entscheiden Format, Zielgruppe, Rahmenprogramm und Termin, ob sich Veranstaltungen ergänzen oder Konkurrenz machen.

• Welche Rolle spielt welches Format? Das Hauptevent bleibt das Flaggschiff, mit Networking, exklusiven Inhalten und einem besonderen Erlebnis. Kleinere Formate setzen andere Schwerpunkte und erreichen zusätzliche Zielgruppen.

• Braucht jedes Thema eine Bühne? Aus einem Vortrag können auch ein Workshop, Roundtable, Barcamp oder eine Fishbowl werden. Gleiches Thema, andere Beteiligung.

• Was macht die Veranstaltung unverwechselbar? Persönliche Begegnungen, Diskussionen und gemeinsame Erlebnisse lassen sich nicht einfach durch ein Webinar ersetzen.

• Wann und wo finden die Formate statt? Zeitlicher und regionaler Abstand hilft, Überschneidungen zu vermeiden. Das gilt auch für Wiederholungen und Aufzeichnungen.

Der Referentenpool liefert dafür geeignete Themen und Köpfe. Ob daraus ein Webinar, ein regionales Treffen oder eine neue Veranstaltungsreihe wird, entscheidet die Veranstaltungsstrategie.

Die Preisfrage bleibt weiterhin: Gewinnt der Verband damit zusätzliche Teilnehmende, oder schaufelt er nur die vorhandenen von A nach B?

Aus Sicht des Eventteams, ob haupt- oder ehrenamtlich, geht es um weniger Mühe und mehr Planbarkeit.

Vortragsakquise im Ehrenamt: der Job, den so gut wie keiner will

Viel Arbeit im Verband liegt bei Ehrenamtlichen, und die Vortragsakquise ist oft anstrengend: Themen suchen, Leute anschreiben, einen Termin finden, an dem alle können, auf Antworten warten, Absagen verdauen. Dabei liegt Akquise nicht allen: Manche greifen einfach auf ihren großen Bekanntenkreis zurück, die private Referentendatenbank, quasi. Andere tappen im Dunkeln.

Und die Zeit drängt: Referierende bringen oft eigene Reichweite mit, mit ihren Namen lässt sich eine Veranstaltung vermarkten. Wer spät mit der Suche nach Referierenden beginnt, startet auch spät mit der Vermarktung. 

Keynotes bleiben Handarbeit

Ein Referentenpool lebt von Fachleuten, die ihr Wissen gern teilen und für die Sichtbarkeit, Austausch und neue Kontakte gute Gründe für einen Auftritt sind. Bei prominenten Gästen aus Politik und Wirtschaft oder professionellen Referierenden läuft die Akquise dagegen meist anders: über persönliche Ansprache, individuelle Absprachen und gegebenenfalls ein Management. 

Kommt ein Honorar ins Spiel, stellt sich außerdem die Frage, ob sich ein weiterer Auftritt bei einem anderen Event überhaupt finanzieren lässt. Aufwendige Themenprofile und Bewertungen bringen bei solchen Einzelauftritten wenig. Kontaktdaten und bisherige Einsätze lassen sich im CRM dokumentieren, ohne daraus gleich einen wiederverwendbaren Vortrag für den Pool zu machen.

Der Referentenpool unterstützt vor allem die wiederkehrende Arbeit mit Fachreferierenden. Besondere Programmhöhepunkte bleiben Sache der persönlichen Akquise.

Eine gemeinsame Datenbasis statt privater Listen

Ein Referentenpool nimmt niemandem die Entscheidung ab: Ein Vortrag, der auf der Großveranstaltung glänzte, muss in einem anderen Kontext nicht genauso zünden. Die Eignung prüfen die Programmverantwortlichen, aber auf Basis von Erfahrungswerten.

Je mehr Mitwirkende, desto besser die Grundlage: Mehr Bewertungen, Einschätzungen und Rückmeldungen ergeben ein genaueres Bild, welche Vorträge und Referierenden bei wem ankommen. Das klappt nur mit einem gemeinsamen Werkzeug. Wenn alle ihre private Referentendatenbank führen, ist Chaos programmiert.

Aus Sicht der Referierenden geht es um Bühne und einen guten Grund, wieder zuzusagen. Ein Vortrag ist ja nicht nur ein Beitrag im Programm, er bringt Sichtbarkeit, Kontakte und fachliche Positionierung. Ein Referentenpool kann das verstärken:

• Kostenfreies Ticket zu der Veranstaltung, auf der sie sprechen.
  

• Ein Profil im Portal, das sie selbst pflegen

• Sichtbarkeit in Newsletter, auf der Website und in sozialen Medien, bis hin zum Interview

• Goodies wie Speaker-Shirts und ein besonderer Status im Pool
  

• PR für sich selbst oder das eigene Unternehmen

Wer mit jedem Einsatz mehr Reichweite bekommt, sagt möglicherweise wieder zu. Nur: Nicht alle wollen dasselbe. Wer weiß, was die Einzelnen antreibt, hat die besten Chancen auf ein Ja.

Aufnahme: eine zentrale Anmeldung für alle

Die Grundlage ist eine zentrale Anmeldung für Referentinnen und Speaker mit einheitlichen Regeln.

• Richtlinien beschreiben den Prozess: wie Vorträge eingereicht, bewertet und ausgewählt werden, welche Fristen gelten und was von Referierenden erwartet wird.
• Nutzungsbedingungen und AGB für Referierende regeln die rechtliche Seite: unter anderem die Einwilligung in die Datenverarbeitung, das Recht am eigenen Bild, Vortragsaufzeichnungen, Nutzungsrechte und die erneute Kontaktaufnahme, nicht nur für eine einzelne Veranstaltung, sondern ausdrücklich auch für weitere Formate.

So ebnen sie die dauerhafte Einbindung. Bleiben tun Referierende allerdings nicht wegen des Kleingedruckten, sondern wegen der Anreize. Nebenbei gemerkt: Die rechtliche Ausgestaltung gehört in die Hände des Verbands bzw. seiner Juristen.

Profile: Was im Pool steht

Ein Eintrag kann beispielsweise enthalten:

• Thema und Keywords
• Informationen zu den Referierenden
• Zielgruppe, Vorkenntnisse und Level
• Format und Dauer, in der der Vortrag lief oder laufen kann
• Benötigte Technik und Material, zum Beispiel Beamer, Mikrofon, Folien oder Handouts
• Rückmeldungen: Bewertung des Programmkomitees, Likes der Teilnehmenden, Besucherzahlen
• Kontaktweg und Verfügbarkeit

Self-Service: Der Pool pflegt sich zum Teil selbst

Ein Pool, den jemand von Hand pflegen muss, wird zur nächsten Ehrenamts-Baustelle. Deshalb gehört Self-Service dazu: Referierende im Pool werden bei größeren Call-for-Papers-Aufrufen regelmäßig angeschrieben. Sie können neue Vorträge einreichen und bei Bedarf ihre Daten selbst aktualisieren, etwa Kontakt, öffentliches Profil, Themen oder Verfügbarkeit.

So wächst der Pool mit jedem Aufruf, und die Datenbank pflegt sich zum Teil von selbst. Neue Vorträge werden ebenfalls bewertet, damit die Qualität im Blick bleibt.

Und das CRM? Rollen, Rechte und Plattform

Kontaktdaten und Mitgliedsstatus liegen zentral im CRM, die Person wird nur einmal geführt. Der Referentenpool bündelt idealerweise die veranstaltungsbezogene Wissensbasis: Vorträge, Varianten, Bewertungen, Einsatzhistorie. Kein zweites Adressbuch, sondern eine zweite Ebene.

Technisch braucht es dafür saubere Rollen und Rechte sowie ein Mitgliederportal mit Self-Service für Referierende. Das bauen wir mit unserer Plattform für Event & Conferencing.

Was eine Referentendatenbank bringt und was weiterhin Arbeit macht

Sinken tut der Aufwand an zwei Stellen: bei der Vortragsakquise und beim Marketing, denn die Referierenden stehen früher fest. Organisation, Technik, die übrige Bewerbung und die Pflege des Pools bleiben. Dafür lassen sich neue Formate leichter testen. Was läuft, wird vielleicht eine Reihe. Was nicht läuft, hat weniger gekostet. Ob daraus zusätzliche Teilnehmende, Erlöse oder Sponsoring-Flächen entstehen, zeigt sich je Format. Ein Pool ist keine Gelddruckmaschine, aber er senkt den Einsatz für jeden Versuch.

Auch die Qualität profitiert: Eine Aufnahmeschwelle hält schwache Vorträge draußen, ein Prüfintervall hält die Inhalte aktuell. Bei Trendthemen, über die gerade alle ähnliche Informationen verbreiten, entscheidet das Wie. Bewertungen und Erfahrungen zeigen, wer es so rüberbringt, dass es hängen bleibt. Produktwerbung und Sponsorenbeiträge bleiben klar vom redaktionellen Programm getrennt, im Pool erst recht.

Fazit: Gute Vorträge verdienen mehr als einen Auftritt

Ein gutes Programm entsteht nicht jedes Mal neu. Wer Vorträge, Referierende und Erfahrungswerte sammelt, statt sie nach jeder Veranstaltung zu verlieren, startet neue Formate mit einem Vorsprung.

Wie konkret ein Referentenpool aussieht, hängt vom Verband ab: von Veranstaltungen, Team und Rollen. Wir beraten, bevor wir bauen, und begleiten Vorhaben im Eventbereich langfristig.