Vier Wochen Time-to-Market für Eventplattform
Einführung einer flexiblen Ticketing-Lösung
08.12.2020
2019: volle Gassen beim JavaLand im Phantasialand. 2021 erforderte die Pandemie ein vollständig digitales Event – ermöglicht unter anderem durch eine flexible Event- und E-Commerce-Plattform, die in nur vier Wochen live ging. Foto: Schuchrat Kurbanov
Für die DOAG hat escape innerhalb von vier Wochen eine neue Event- und Ticketing-Plattform eingeführt – mit dem Ziel, den Ticketverkauf für die Fachkonferenz JavaLand 2021 rechtzeitig zu ermöglichen. Die besondere Herausforderung beim Projektstart: Zum Zeitpunkt der Einführung war noch unklar, ob die Veranstaltung als Präsenz- oder Online-Event stattfinden würde. Unser Glückwunsch gilt der DOAG für die erfolgreiche Umsetzung unter diesen besonderen Rahmenbedingungen.
„Wir sind begeistert, einen Digitalisierungspartner an unserer Seite zu haben, der sowohl sein Geschäft als auch unseres so gut versteht. Wir konnten innerhalb kürzester Zeit eine Plattform aufbauen, die unsere Arbeitsweise optimal unterstützt und das Team spürbar entlastet.“
Fried Saacke, DOAG Geschfätsführer & Vorstand
Ausgangssituation: Ticketverkauf unter unsicheren Rahmenbedingungen
Nach einer intensiven Evaluierung von Agenturen und Standardlösungen wie zum Beispiel Oracle NetSuite hatte sich die DOAG für escape entschieden. Ausschlaggebend waren die Kombination aus Geschwindigkeit, Flexibilität und dem klaren Verständnis für die Geschäftslogik der DOAG.
Im November 2020 begann die Einführung der neuen Eventplattform. Der Ticketverkauf sollte bereits im Dezember starten. Gleichzeitig verzögerte sich die Entscheidung über das Veranstaltungsformat – Präsenz oder Online – infolge der Pandemie-Auflagen. Ziel war es, eine Plattform bereitzustellen, die unabhängig vom finalen Event-Setup rechtzeitig produktiv geht und flexibel angepasst werden kann. Das ist gelungen: Der Ticketverkauf konnte innerhalb von vier Wochen starten.
Drei Tage bis zur Systemverfügbarkeit
Bereits nach drei Tagen Entwicklungsarbeit wurde das E-Commerce-System in Betrieb genommen. Dadurch konnte die DOAG früh mit der Anlage von Tickets, Preisen und Rabattstrukturen beginnen und sich mit dem System vertraut machen. Von Beginn an wurde die zentrale Preis- und Produktlogik vollständig abgebildet. Dazu gehörten insbesondere Mitgliederrabatte, Frühbucherpreise, Rabattgutscheine sowie unterschiedliche Produkttypen, etwa für Sponsoringpakete oder Hotelkontingente.
Flexibles Event-Setup auch mit kurzfristiger Umplanung
Während der Umsetzung änderten sich die Rahmenbedingungen grundlegend. Die Veranstaltung war ursprünglich als Vor-Ort-Event geplant, inklusive Anforderungen wie Messestände und Hotelkontingente. Aufgrund der Corona-Auflagen stellte die DOAG das Konzept kurzfristig auf ein Online-Format um. Damit verbunden war ein angepasstes Angebotsmodell mit neuen Ticketarten, veränderten Leistungen und einem fokussierten Setup aus Online-Tickets und Sponsoring.
Die Änderungen konnten ohne Anpassungen am System umgesetzt werden.
Parallel dazu war escape mit der Migration der Kontakt- und Mitgliedsdaten beschäftigt, da diese direkten Einfluss auf Preise und Berechtigungen haben und eine Voraussetzung für einen funktionierenden Verkaufsstart darstellen. Der Ticketverkauf konnte trotz Umplanung zum vorgesehenen Zeitpunkt Anfang Dezember 2020 starten. Die JavaLand 2021 fand schließlich am 16. und 17. März 2021 als Online-Konferenz statt – ein erfolgreicher Auftakt unter außergewöhnlichen Rahmenbedingungen.
Dauerhafte Plattform statt Einzellösung: Kosten senken und Inhalte langfristig monetarisieren
Im Vergleich zu klassischen Online-Konferenzlösungen, die häufig nur für die Dauer einer Veranstaltung eingesetzt werden, ermöglicht die Plattform eine nachhaltige Nutzung von Inhalten und Teilnehmerbeziehungen. Zugleich wirkt sich dieser Ansatz auch wirtschaftlich aus: Während viele Eventlösungen projektbasiert lizenziert und entsprechend kostenintensiv sind, entsteht mit der Plattform eine dauerhaft nutzbare Infrastruktur, die unabhängig von einzelnen Veranstaltungen betrieben werden kann.
Dadurch lassen sich Kosten langfristig besser steuern und wiederkehrende Aufwände für temporäre Lösungen vermeiden. Gleichzeitig eröffnet die Plattform zusätzliche Vermarktungspotenziale: Durch die Bereitstellung der Inhalte als On-Demand-Angebot kann die Veranstaltung über den eigentlichen Termin hinaus monetarisiert werden.
Inhalte bleiben verfügbar, Reichweite kann verlängert und Zielgruppen auch nach dem Event weiter angesprochen werden.
Ergebnis
- Vier Wochen Time-to-Market trotz unsicherer Entscheidungsgrundlage
- Flexible Anpassung von Veranstaltungsmodell und Pricing
- Stabile Grundlage für zukünftige Events und digitale Angebote
- Nachhaltige Nutzung von Inhalten durch On-Demand-Angebot
- Erweiterte Vermarktung über den Veranstaltungszeitraum hinaus
- Reduzierte Abhängigkeit von temporären, kostenintensiven Eventlösungen
Weiterführende Links
- DOAG E-Commerce: Skalierbare Plattform mit flexiblen Preisen
- Vorstellung der DOAG
- Digitale Zutrittskontrolle für Großveranstaltungen
- Digitale Konferenz-Agenda mit Self-Service & On-Demand
- Call-for-Paper & Vortragsmanagement für große Konferenzen: Einreichung, Bewertung & Programmplanung
- Case: Kontingentbuchung für Enterprise-Events der DOAG
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