Digitales Vorlesungsverzeichnis: Mehr Planungssicherheit für Hochschulen
Das Vorlesungsverzeichnis der Kunsthochschule für Medien Köln erforderte jedes Semester aufwendige redaktionelle und grafische Abstimmungen. Da eine Campus-Management-Software noch nicht absehbar war, entwickelte escape eine eigenständige digitale Lösung mit zentraler Datenpflege und verbindlicher Freigabe durch die Fachbereiche.
Initiale Umsetzung
2021
Thema
Digitalisierung des Vorlesungsverzeichnisses
Branche
Bildungs- & Forschungseinrichtung
Leistung
Konzeption, Projektmanagement, Umsetzung und Betrieb
Eckdaten
- ca. 80 bespielte Räume
- Rund 340 Dozierende hinterlegt
- 80–100 Seminare pro Semester
- Folgesemester bereits in Planung
Personentage
ca. 10 PT
Technologien
cellms, PHP, JavaScript, CSS
Digital Experience
Im Austausch mit der KHM-Verwaltung wurde deutlich, wie aufwendig und abstimmungsintensiv der bisherige Prozess war.
Ausgangslage: Redaktioneller Prozess ohne Planungssicherheit
Für jedes Semester stellten Fachbereiche und Lehrende das Vorlesungsverzeichnis der KHM zusammen. Die Grafik bereitete die Inhalte für PDF und Druck auf. Jede Änderung erforderte neue Abstimmungen und Korrekturen. Das kostete Zeit, erhöhte das Fehlerrisiko und gefährdete die rechtzeitige Veröffentlichung zum Semesterstart.
Die KHM dachte bereits über eine Campus-Management-Software nach, hatte aber noch keinen konkreten Fahrplan für die Implementierung. Deshalb brauchte die Hochschule kurzfristig eine eigenständige Alternative.
Lösungsansatz: Eigenständiges digitales Vorlesungsverzeichnis
escape entwickelte ein digitales Vorlesungsverzeichnis als erweitertes Veranstaltungsmodul in der bestehenden digitalen Plattform.
Die Grundidee: Veranstaltungen, Lehrende und Termine als verknüpfte Datensätze abbilden statt als isolierte Dokumente pflegen. Da Lehrende bereits als Profile auf der KHM-Website existieren, greift die Lösung auf diesen Bestand zurück, statt Personendaten doppelt zu erfassen. Damit verschiebt sich die Arbeit vom Gestaltungsprozess hin zu einem Prozess der Sachbearbeitung: Fachbereiche pflegen Veranstaltungsdaten direkt strukturiert ein, statt sie an die Grafik zur Aufbereitung zu übergeben.
Ein zweiter Baustein ist der verbindliche Freigabeprozess: Änderungen werden erst nach Prüfung durch den zuständigen Fachbereich veröffentlicht. Damit ist die fachliche Freigabe fest im redaktionellen Ablauf verankert.
Die Datenstruktur verknüpft Veranstaltungen, Dozierende und Räume direkt in der Datenbank.
Umsetzung: Funktionen des digitalen Vorlesungsverzeichnisses
escape entwickelte das Vorlesungsverzeichnis als eigenes Modul im Redaktionssystem. Lehrveranstaltungen entstehen dort, verknüpft mit bestehenden Dozent:innen-Profilen der Website; Termine und Orte pflegt das Team in separaten Teilbereichen.
Veranstaltungsverwaltung mit Verknüpfung zu Dozent:innen-Profilen der Website
Freigabe- und Korrekturworkflow vor Veröffentlichung
Wiederkehrende Veranstaltungen als eigener Terminstatus
Filtermöglichkeiten im öffentlichen Verzeichnis
PDF-Export für Druck und Weitergabe
Laufende Anpassungen im Redaktionsbetrieb (u. a. Bulk-Freigabe)
Studierende filtern Seminare nach Typ, Raum und Semester und exportieren die Übersicht direkt als PDF.
Enge Abstimmung mit den Fachbereichen und im Team stellte sicher, dass die Lösung deren Arbeitsweise trifft.
Erfolgsfaktoren: Fachliche Zuständigkeit und verbindliche Freigabe
Trotz des Zeitdrucks setzte escape auf eine strukturierte Umsetzung und enge Abstimmung mit den Fachbereichen der KHM. So orientierte sich die Lösung an den bestehenden Arbeitsabläufen.
Statt neue Strukturen aufzubauen, erweiterte escape die vorhandenen Lehrenden-Datensätze und das Event-Modul. Das verkürzte die Entwicklungszeit und hielt den Aufwand überschaubar.
Business Impact: Planungssicherheit für die Hochschulverwaltung
Eine verbindliche Datenquelle statt verschiedener PDF-Stände
Das digitale Verzeichnis bildet den aktuellen Veröffentlichungsstand ab. Unterschiedliche Dateiversionen müssen nicht mehr abgeglichen werden.
Änderungen direkt für alle verfügbar
Nach Freigabe durch den Fachbereich erscheinen aktualisierte Informationen sofort im Online-Verzeichnis. Studierende, Lehrende und Verwaltung greifen auf denselben Stand zu, ohne dass neue Dateien verteilt werden müssen.
Gleiche Chancen bei der Seminarwahl
Das Vorlesungsverzeichnis kann zu einem vorab angekündigten Zeitpunkt veröffentlicht werden. So erhalten alle Studierenden gleichzeitig Zugang zum aktuellen Seminarangebot und können ihre Kurswahl auf derselben Informationsgrundlage planen.
Eine zentrale Anlaufstelle für alle Beteiligten
Veranstaltungen, Räume und Ansprechpersonen sind an einem Ort zugänglich. Lehrende können ihre Profile zusätzlich um Sprechstundenzeiten oder Links zur Kalenderbuchung ergänzen.
Weniger administrativer Abstimmungsaufwand
Die strukturierte Datenpflege und der verbindliche Freigabeprozess reduzieren manuelle Korrekturschleifen und die mehrfache Bearbeitung von Änderungen.
Fazit und Ausblick: Automatisierte Semesterplanung
Das digitale Vorlesungsverzeichnis überführt einen abstimmungsintensiven, grafischen Gestaltungsprozess in einen wiederholbaren digitalen Workflow der Sachbearbeitung. Für die KHM bedeutet das weniger organisatorischen Druck zu jedem Semesterwechsel und eine verlässlichere Außenwirkung gegenüber Studierenden und Lehrenden.
Die strukturierte Datenbasis schafft die Grundlage für weitere Automatisierung und den künftigen Einsatz von KI. Wiederkehrende Zeitfenster und Raumzuordnungen könnten automatisch vorgeschlagen werden. KI könnte darüber hinaus helfen, komplexe Belegungspläne zu erstellen und Konflikte frühzeitig zu erkennen.
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Christian Allihn
Geschäftsführer
