Case: DOAG Agenda – Digitale Vortrags- und Programmübersicht für Konferenzen
Dieser Case beschreibt die Konzeption und Umsetzung einer digitalen, webbasierten Agenda für Fachkonferenzen der DOAG. Ziel war es, ein komplexes Konferenzprogramm mit vielen parallelen Vorträgen so darzustellen, dass Teilnehmer:innen sich eigenständig schnell orientieren, relevante Inhalte finden und ihren Konferenztag selbstständig und effizient planen können.
Thema
Digitale Vortrags- und Programmübersicht für Konferenzen
Branche
Verbände & Organisationen, Konferenzen & Fachveranstaltungen
Leistungen
Anforderungsanalyse & Konzeption, Projektmanagement, UX-/UI-Design
Technische Umsetzung, Qualitätssicherung, Betrieb
Projektverlauf
Initiales MVP mit anschließender Weiterentwicklung in zwei Ausbaustufen
Kontinuierliche Optimierung über mehrere Veranstaltungen hinweg
Dauer MVP
~ 2,5 Monate
Personentage MVP
~ 20 PT
Digital Experience
Digitale Agenda für DOAG-Fachkonferenzen: escape entwickelt eine UX-starke, skalierbare Programmübersicht, die gedruckte Konferenzprogramme ersetzt.
Teilnehmende einer DOAG-Fachkonferenz nutzen ein gedrucktes Programm, um sich bei vielen parallelen Vorträgen einen Überblick über Zeiten, Räume und Themen zu verschaffen.
Ausgangssituation
Für ihre Fachkonferenzen nutzte die DOAG digitale Online-Tools, um umfangreiche Konferenzprogramme mit teils über 400 Agenda-Punkten abzubilden. Diese Eigenlösung bot jedoch nur eingeschränkte Usability und Stabilität.
In der Praxis griffen viele Teilnehmer:innen weiterhin auf das gedruckte Programm zurück, da es den zuverlässigsten Überblick über Zeiten, Räume und parallele Themen bot.
Parallel existierte ein community-getriebenes Tool mit guten konzeptionellen Ansätzen, das jedoch stark von freiwilliger Zuarbeit abhing und keinen dauerhaft stabilen Betrieb erlaubte.
Ziel war es, das Printprogramm vollständig abzulösen und eine integrierte, stabile digitale Agenda zu entwickeln, die den Überblick eines Printprogramms erreicht oder übertrifft und langfristig betreib- und erweiterbar ist.
Konzeption und Planung einer digitalen Agenda für komplexe Konferenzprogramme im Self-Service.
Lösungsansatz
escape entwickelte eine zentrale, integrierte digitale Agenda, um das Printprogramm abzulösen und umfangreiche Konferenzprogramme strukturiert darzustellen. Die digitale Agenda wurde konsequent als Self-Service-Lösung für Teilnehmende konzipiert: Nutzer:innen können ihr persönliches Konferenzprogramm eigenständig zu planen, sich schnell bei parallelen Vorträgen zu orientieren und relevante Informationen ohne organisatorische Unterstützung abzurufen.
Eine visuelle, timeline-basierte Darstellung ermöglicht schnelle Orientierung über Zeiten, Räume und parallele Vorträge – sowohl bei der Planung am Desktop als auch bei der Nutzung vor Ort auf mobilen Endgeräten.
escape griff bewährte Ansätze aus der Community-Lösung auf und überführte sie in eine stabile, langfristig betreibbare Lösung.
Umsetzung
escape setzte die digitale Agenda iterativ und eng am realen Veranstaltungsbetrieb der DOAG um. Zunächst realisierte escape ein Minimal Viable Product (MVP), das die grundlegende Struktur des Konferenzprogramms – Tage, Zeiten, Räume, Vorträge und Vortragende – in einer klaren, timeline-basierten Darstellung abbildet.
Darauf aufbauend entwickelte escape die Agenda in zwei weiteren Entwicklungszyklen gezielt weiter. Der Fokus lag auf stabiler Performance, einer konsistenten Darstellung sehr großer Programmmengen sowie einer zuverlässigen Nutzung auf Desktop- und mobilen Endgeräten.
Ein zentraler Aspekt der Umsetzung war die eigenständige Nutzbarkeit durch Teilnehmende. Die digitale Agenda ermöglicht selbstständige Planung, schnelle Orientierung und direkten Informationszugriff – ohne erklärende Maßnahmen oder organisatorische Unterstützung, auch im Live-Betrieb während der Veranstaltung.
Erfolgsfaktoren
Hohe Akzeptanz bei Teilnehmer:innen
Die digitale Agenda wurde von den Teilnehmenden schnell angenommen, da sie eine klare Struktur, eine verständliche Darstellung und einen unmittelbaren Nutzen für die persönliche Konferenzplanung bietet.
Kontextgerechte UX für Desktop und Mobilgeräte
Die digitale Agenda ist sowohl für die Planung im Vorfeld am Desktop als auch für die Nutzung vor Ort auf mobilen Endgeräten optimiert und bietet in beiden Nutzungssituationen eine konsistente User Experience.
Selbstständige Planung im Self-Service
Die Agenda ist gezielt als Werkzeug für die eigenständige Planung und Orientierung konzipiert. Teilnehmende können ihr persönliches Programm selbstständig zusammenstellen und nutzen – ohne organisatorische Unterstützung oder erklärende Maßnahmen.
UX-Fokus auf Orientierung bei parallelen Vorträgen
Eine übersichtliche, timeline-basierte Darstellung unterstützt die schnelle Orientierung bei vielen parallelen Sessions und erleichtert Entscheidungen auch kurzfristig während der Veranstaltung.
Übernahme und Weiterentwicklung bewährter Konzepte
escape griff gute konzeptionelle Ansätze aus der Community-Lösung auf und überführte sie in eine integrierte, stabile Plattform.
Beherrschbare Komplexität großer Datenmengen
Umfangreiche Vortrags-, Referent:innen- und Organisationsdaten werden strukturiert dargestellt, ohne Teilnehmer:innen zu überfordern.
Offene Datenstruktur und API-Bereitstellung
escape stellt Agenda-, Vortrags-, Speaker- und Veranstaltungsdaten strukturiert über APIs bereit. Dadurch lässt sich die Lösung flexibel in weitere Systeme integrieren und zukunftssicher erweitern.
Iteratives Vorgehen im Live-Betrieb
Die Agenda wurde anhand realer Nutzung und Feedback aus Veranstaltungen kontinuierlich verbessert – nicht auf Basis theoretischer Annahmen.
Stabile Integration statt Insellösung
Die vollständige Einbindung in die bestehende Systemlandschaft der DOAG ermöglicht einen zuverlässigen, langfristig betreibbaren Betrieb unabhängig von manueller oder freiwilliger Pflege.
Teilnehmende nutzen die digitale Agenda auf dem Smartphone, um sich vor Ort schnell über Vorträge, Räume und Zeiten zu orientieren.
Vorteile
Die digitale Agenda bietet der DOAG und den Teilnehmenden klare Vorteile:
Deutlich bessere Übersicht über umfangreiche Konferenzprogramme
Schnellere Planung des persönlichen Konferenztags
Entlastung des Organisationsteams durch weniger Rückfragen und Self-Service-Ansatz
Moderner, konsistenter Auftritt über verschiedene Endgeräte hinweg
Favorisieren und Liken von Vorträgen sowie optionale Reservierung exklusiver Slots
Echtzeit-Anzeige ausgebuchter Räume
Zentrale Bereitstellung von Vortragsunterlagen und Aufzeichnungen
API-basierte Bereitstellung von Agendadaten ermöglicht die Anbindung externer Systeme wie digitaler Wegleitsysteme.
Ausblick
Die digitale Agenda bildet eine skalierbare Grundlage für zukünftige Veranstaltungen der DOAG. Sie lässt sich flexibel an unterschiedliche Konferenzformate anpassen – von mehrtägigen Großveranstaltungen mit vielen parallelen Tracks bis hin zu kleineren Community-Events.
Über die reine Programmübersicht hinaus entwickelt sich die Agenda zunehmend zu einer zentralen Plattform für Konferenzinhalte. Vortragsunterlagen und -Aufzeichnungen können direkt über die Agenda bereitgestellt und auch nach der Veranstaltung genutzt werden. So bleiben Inhalte langfristig zugänglich und gewinnen über den Live-Betrieb hinaus an Wert.
Perspektivisch sind weitere Erweiterungen möglich, etwa feinere Filter, personalisierte Agenden oder eine stärkere Verzahnung mit zusätzlichen Event-Kanälen.
Vorträge der DOAG-Konferenz werden aufgezeichnet und inklusive Unterlagen über die digitale Agenda bereitgestellt.
Erstes Beratungsgespräch
Digitale Agenden für komplexe Konferenzprogramme
Übersicht trotz hoher Datenmenge und Parallelität
UX für Planung am Desktop & Nutzung vor Ort
Stabil integrierte, skalierbare Event-Lösungen
Jetzt Termin vereinbaren
Christian Allihn
Geschäftsführer
