Case: Call for Paper & Vortragsmanagement für DOAG-Fachkonferenzen
Dieser Case zeigt, wie der Call-for-Paper-Prozess bei der DOAG digital umgesetzt wurde. Das System unterstützt die Einreichung von Vorträgen durch externe Expert:innen, die strukturierte Bewertung durch Mitglieder der DOAG-Community sowie die zentrale Verwaltung und Freigabe durch das Organisationsteam.
Kundin
Thema
Digitale Einreichung, Bewertung und Verwaltung von Vorträgen & Referierenden für Fachkonferenzen der DOAG
Branche
Verbände & Organisationen, Konferenzen & Fachveranstaltungen
Leistungen
Beratung, Anforderungsdefinition, Konzeption, Projektmanagement
Technische Umsetzung, Qualitätssicherung, Betrieb
Dauer
~ 3 Monate
Personentage
35 PT
Technologien
PHP, JavaScript, HTML, CSS, cellms
Digital Experience
Ausgangssituation
Die DOAG organisiert regelmäßig physische und virtuelle Fachveranstaltungen, bei denen Expert:innen Vorträge zu unterschiedlichen IT-Themen halten. Dafür müssen Vorträge strukturiert eingereicht, bewertet und in die Veranstaltungsplanung überführt werden.
Die bestehende Lösung war nicht zuverlässig und erforderte regelmäßig manuelle Eingriffe durch die IT-Entwicklung. Zusätzlich entstanden community-getriebene Tools zur Bewertung von Vorträgen, die jedoch nicht integriert waren und manuellen Mehraufwand verursachten.
Gleichzeitig verfügte die DOAG über konkreten Input von Referierenden aus anderen Fachveranstaltungen, sodass klare Anforderungen an einen verbesserten Call-for-Paper-Prozess vorlagen.
Benötigt wurde daher ein integriertes, webbasiertes Self-Service-System zur Einreichung, Bewertung und Verwaltung von Vorträgen, dessen Daten direkt für nachgelagerte Prozesse wie die Agenda-Planung genutzt werden können.
Große Fachkonferenzen wie die JavaLand mit vielen parallelen Vorträgen stellen hohe Anforderungen an Einreichungs- und Bewertungsprozesse.
Im Lösungsansatz stand die Entwicklung eines integrierten, skalierbaren Self-Service-Systems für den Call-for-Paper-Prozess und Vortragsmanagement im Fokus.
Lösungsansatz
escape entwickelte ein integriertes, webbasiertes Call-for-Paper- und Vortragsmanagement, das Einreichung, Bewertung und Freigabe in einem durchgängigen Prozess abbildet.
Ziel war eine skalierbare Self-Service-Lösung, die organisatorische und technische Abhängigkeiten reduziert und sich nahtlos in bestehende Event-Systeme integrieren lässt.
Umsetzung
escape setzte das Call-for-Paper- und Vortragsmanagement iterativ und eng an den realen Abläufen der DOAG um. Auf Basis der bestehenden Prozesse und des Inputs aus der Community wurde zunächst eine tragfähige Grundstruktur entwickelt und als erste Version produktiv eingesetzt.
Darauf aufbauend wurde die Lösung schrittweise weiterentwickelt und in die DOAG-Website als rollenbasiertes Portal integriert. Einreichende, Community-Bewerter:innen und das Organisationsteam greifen über ihre bestehenden Accounts auf die jeweils relevanten Funktionen zu.
Ein besonderer Fokus lag auf einer intuitiven Frontend- und UX-Gestaltung, um eine eigenständige Nutzung ohne Schulungsaufwand zu ermöglichen – insbesondere vor dem Hintergrund freiwilliger Mitarbeit und wechselnder Beteiligter.
Parallel wurde die Datenstruktur so aufgebaut, dass Vortrags- und Referierendendaten systemübergreifend nutzbar sind und direkt in nachgelagerte Prozesse wie Agenda-Planung oder Ticketing einfließen können.
Die technische Umsetzung bildet die Grundlage für stabile, integrierte Self-Service-Prozesse im Call-for-Paper-Workflow.
Erfolgsfaktoren
Klare Prozessarchitektur
Der gesamte Call-for-Paper- und Bewertungsprozess ist durchgängig und logisch aufgebaut – von der Einreichung über die Bewertung bis zur Freigabe. Dadurch entstehen klare Abläufe, die sich über mehrere Veranstaltungen hinweg zuverlässig wiederholen lassen.
Saubere Rollen- und Governance-Struktur
Durch klar definierte Rollen und Zuständigkeiten für Einreichende, Bewerter:innen und das Organisationsteam sind Verantwortlichkeiten eindeutig geregelt. Entscheidungsprozesse bleiben transparent und nachvollziehbar, auch bei vielen Beteiligten.
Konsequenter Self-Service-Ansatz
Einreichung, Bewertung und Verwaltung erfolgen weitgehend autonom im Portal, ohne manuelle Eingriffe oder ad-hoc-Unterstützung durch IT oder Organisationsteam. Das ermöglicht einen stabilen, planbaren Betrieb über mehrere Veranstaltungen hinweg.
Hohe Usability als Voraussetzung für ehrenamtliche Beteiligung
Da die Bewertung durch ehrenamtliche Mitglieder erfolgt, wurde besonderer Wert auf eine selbsterklärende und leicht verständliche Nutzung gelegt. So ist eine aktive Beteiligung auch bei wechselnden Teams ohne Schulungsaufwand möglich.
Zentrale, integrierte Datenbasis
Alle Vortrags- und Referierendendaten werden strukturiert zentral erfasst. Diese einheitliche Datenbasis bildet die Grundlage für Integration, Weiterverarbeitung und eine konsistente Nutzung in angrenzenden Systemen.
Vorteile
Webbasierte, flexible CfP-Formulare zur strukturierten Einreichung von Vorträgen
Rollenbasierter Portalzugang für Einreichende, Bewerter:innen und Organisationsteam
Tabellarische Übersichten mit Filter- und Sortierfunktionen für Vorträge & Bewertungen
Bewertungsdialoge mit Punktevergabe & Kommentarfunktion
Statistiken zu Einreichungen, Bewertungen & thematischer Verteilung
Zentrale Verwaltung von Annahme, Ablehnung und Weiterverarbeitung von Vorträgen
Direkte Übergabe akzeptierter Vorträge an Agenda- und Ticketing-Systeme
Die Bewertung eingereichter Vorträge erfolgt eigenständig durch Community-Mitglieder über ein webbasiertes Self-Service-Portal.
Ein strukturierter Call-for-Paper- und Bewertungsprozess sorgt für ein ausgewogenes und hochwertiges Konferenzprogramm.
Ausblick
Das Call-for-Paper- und Vortragsmanagement bildet eine zentrale Grundlage für die Weiterentwicklung einer integrierten Event-Plattform. Künftig lassen sich Prozesse weiter automatisieren und noch enger mit angrenzenden Systemen wie digitaler Agenda, Ticketing und Content-Verwaltung verzahnen.
Darüber hinaus bieten sich Erweiterungen an, um Auswertungen, Entscheidungsgrundlagen und die Qualitätssicherung des Programms weiter zu vertiefen. So kann der gesamte Lebenszyklus von Konferenzinhalten – von der Einreichung bis zur Nutzung nach der Veranstaltung – durchgängig, effizient und skalierbar abgebildet werden.
Erstes Beratungsgespräch
Skalierbare Call-for-Paper- und Vortragsmanagement-Lösungen
Self-Service-Portale für Community, Jury und Organisationsteams
Klare Rollen-, Rechte- und Governance-Strukturen
Integration in bestehende Event-Systeme wie Agenda und Ticketing
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Christian Allihn
Geschäftsführer
