Case: Digitale Zutrittskontrolle für Großveranstaltungen – schneller Einlass ohne App & Badges
Dieser Case beschreibt die Umsetzung einer digitalen, browserbasierten Zutrittskontrolle für Großveranstaltungen, wie sie unter anderem bei Konferenzen unserer Kundin DOAG eingesetzt wird. Ziel war ein zuverlässiger, vollständig digitaler Einlass, der auch unter realen Veranstaltungsbedingungen stabil funktioniert.
Kundin
Thema
Entwicklung einer digitalen Zutrittskontrolle für Großveranstaltungen
Branche
Verbände & Organisationen
Leistungen
Beratung, Anforderungsdefinition, Projektmanagement
Technische Umsetzung, Qualitätssicherung, Betrieb
Dauer
~ 2 Monate
Personentage
Technologien
JavaScript, cellms
Digital Experience
Ausgangssituation
Die DOAG organisiert regelmäßig Fachkonferenzen mit mehreren tausend Teilnehmer:innen. Ein schneller und zuverlässiger Einlass, insbesondere zu Stoßzeiten vor Veranstaltungsbeginn, ist dabei entscheidend für einen reibungslosen Ablauf und eine positive Teilnehmenden-Erfahrung.
Die zuvor eingesetzte Web-Lösung erwies sich im Live-Betrieb jedoch als unzuverlässig. Verbindungsprobleme, inkonsistentes Systemverhalten auf unterschiedlichen Geräten sowie manuelle Workarounds führten wiederholt zu Fehlern beim Check-in. Die Folge waren Verzögerungen am Einlass, Warteschlangen und zusätzlicher Stress für Helfer:innen und Organisationsteam.
Großveranstaltung mit hohem Besucheraufkommen zu Veranstaltungsbeginn.
Konzeption und Entwicklung der browserbasierten digitalen Zutrittskontrolle.
Lösungsansatz
Der Lösungsansatz folgte einer klaren Leitentscheidung: maximale Betriebssicherheit bei minimaler Komplexität. Statt einer App oder einer funktionsreichen Plattform wurde eine bewusst reduzierte, browserbasierte digitale Zutrittskontrolle entwickelt, die sich nahtlos in die bestehende Systemlandschaft der DOAG integrieren lässt.
Zentrale Leitlinien waren dabei:
Nutzung bestehender Ticket- und Rollenlogiken
Verzicht auf App-Installationen und lokale Setups
browserbasierter Zugriff über unterschiedliche Endgeräte
klare, zustandsbasierte Rückmeldungen statt komplexer Bedienoberflächen
Der Fokus lag auf einer stabilen, kontinuierlichen Abfertigung unter realen Veranstaltungsbedingungen – unabhängig von Gerätetypen oder personellen Wechseln an den Einlasspunkten.
Umsetzung
Die digitale Zutrittskontrolle wurde so konzipiert, dass sie die vorhandene Check-in-Hardware der DOAG nahtlos einbindet und gleichzeitig die Schwächen der bisherigen Lösung behebt. Klare Zustände, minimale Interaktion und hohe Robustheit sorgten dafür, dass der Einlass auch zu Stoßzeiten im Live-Betrieb zuverlässig funktioniert.
Die Lösung konnte auf bestehenden Laptops und QR-Code-Scannern eingesetzt werden, ohne zusätzlichen Einrichtungs- oder Schulungsaufwand. Dadurch ließ sich der Check-in schnell in Betrieb nehmen und sicher betreiben.
Die technischen Hintergründe, Architekturentscheidungen und Engineering-Aspekte beschreiben wir ausführlich in unseren
Tech Insights zur digitalen Zutrittskontrolle für Großveranstaltungen.
QR-Code-Scan an einer universellen Check-in-Station im Live-Betrieb einer DOAG-Veranstaltung.
Erfolgsfaktoren
Einfache, selbsterklärende Bedienung
Klare Zustände und unmittelbares Feedback reduzierten den Schulungs- und Koordinationsaufwand für Helfer:innen.
Echtzeit-Transparenz über Besucherströme
Echtzeitdaten zum Einlass erlauben eine frühzeitige Reaktion auf Besucherströme, etwa durch den gezielten Einsatz zusätzlichen Personals oder Hinweise in der Veranstaltungsagenda.
BYOD als zentrales Prinzip
Die Unterstützung von Bring Your Own Device ermöglicht den Einsatz unterschiedlicher Endgeräte und vorhandener Infrastruktur. Das erleichtert Skalierung, kurzfristige Anpassungen und den flexiblen Einsatz zusätzlicher Einlassstationen.
Nutzung bestehender Hardware
Vorhandene Laptops und QR-Code-Scanner konnten ohne Anpassungen weiterverwendet werden.
Bewusster Verzicht auf Komplexität
Keine App-Installationen, keine lokalen Setups, keine überladenen Oberflächen – zugunsten eines stabilen Betriebs.
Fokus auf Betriebssicherheit
Die Lösung ist konsequent auf Stabilität im Live-Betrieb ausgelegt – insbesondere zu Stoßzeiten mit hoher Taktung.
Ausblick
Gerade bei Messen oder mehrtägigen Konferenzen mit mehreren Tracks ermöglicht die Lösung eine flexible Steuerung von Zugängen, Interaktionen und Abläufen – ohne zusätzliche Systeme oder komplexe Setups. Die bestehende Infrastruktur und die BYOD-Strategie erlauben eine schnelle Anpassung an wechselnde Anforderungen im Veranstaltungsbetrieb.
Der Ansatz bietet eine belastbare Grundlage für weitere Einsatzszenarien. Die digitale Zutrittskontrolle lässt sich über den reinen Einlass hinaus auch für angrenzende Anwendungsfälle einsetzen, etwa für die Ausgabe von Give-aways, den kontrollierten Austausch von Kontaktdaten zwischen Teilnehmenden und Ausstellern sowie für parallel laufende Veranstaltungen innerhalb eines Veranstaltungskontexts.
Das zentrale Prinzip bleibt dabei unverändert: Neue Einsatzszenarien werden nur dort erschlossen, wo sie den operativen Ablauf unterstützen und die Einfachheit sowie Betriebssicherheit der Lösung erhalten bleiben.
Erstes Beratungsgespräch
Klärung Ihrer Anforderungen im Veranstaltungsbetrieb.
Einschätzung von Aufwand, Risiken und Potenzialen.
Fokus auf einfache, stabile Lösungen.
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Christian Allihn
Geschäftsführer
